أمانة المجلس التنفيذيّ

التعريف:

أمانة المجلس جهاز خاصّ للمجلس التنفيذي والجمعية العمومية/ المؤتمر العام يرأسه أمين يتولى شؤون أمانة المجلس والجمعية العمومية/ المؤتمر العام، وذلك وفق ما يقضي به النظام الداخلي لكل منهما.

مهام أمانة المجلس التنفيذي :

-         تحقيق الاتصال بين رئيس المجلس والمدير العام.

-         الإعداد لجميع اجتماعات المجلس التنفيذي والمؤتمر العام.

-         إعداد التقارير التي يطلبها المجلس.

-         تقديم المشورة لأعضاء المجلس والمندوبين الدائمين فيما يتصل بأعمال المجلس.

-         القيام بالأعمال التي يكلفها بها رئيس المجلس.

-         إعداد مشروع جدول أعمال المجلس أو المؤتمر بالتشاور مع رئيس المجلس والمدير العام وتبليغه مع الوثائق التفسيرية للدول الأعضاء، إضافة إلى توجيه الدعوة للاجتماع المزمع عقده، والتنسيق مع اللجان الوطنية العربية من جهة وإدارة الشؤون الإدارية والمالية في المنظمة من جهة ثانية فيما يتعلق بكافة الترتيبات التنظيمية اللازمة.

-         تقوم أمانة المجلس بأمانة السرّ للجان المشكلة والمنبثقة عن المجلس وأمانة جميع اجتماعات المؤتمر بما في ذلك اللجان المنبثقة عنه.

-         الإشراف الكامل على توزيع الوثائق والتقارير خلال انعقاد المجلس أو المؤتمر.

-         الإشراف على تسجيل المداولات وما اتخذ من قرارات أثناء انعقاد المجلس أو المؤتمر.

-         توزيع القرارات التي يتخذها المجلس أو المؤتمر على الدول الأعضاء بعد اختتام الدورة.

-         إرسال مضابط اجتماعات المجلس واللجان العامة للمؤتمر إلى الدول الأعضاء بعد اختتام الدورة.

-         حفظ وثائق وملفات اجتماعات المجلس والمؤتمر.

-         متابعة القرارات الصادرة عن المجلس.